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Alquileres y Contratos ​

¿Para qué sirve este módulo? ​

Alquileres gestiona el préstamo o alquiler de productos o equipos: desde la reserva inicial hasta la devolución final. Automatiza la reserva de stock, la facturación periódica (mensual, diaria, por hora) y la liberación de stock al devolver.

El tablero de Alquileres Activos te permite gestionar contratos a largo plazo, ver ingresos recurrentes y encontrar ítems por número de serie. Está pensado para operaciones, administración y quien necesite revisar pendientes de firma o totales filtrados.

Conceptos clave ​

  • Contrato de alquiler: el registro central. Define qué se alquila, a quién, por cuánto tiempo, a qué precio y con qué frecuencia de facturación.
  • DEDUCT_STOCK: acción automática que ocurre cuando el alquiler pasa al estado "Activo". El sistema reserva o asigna el stock físico al contrato.
  • RESTORE_STOCK: acción automática al finalizar o devolver. Libera el stock al depósito para que pueda alquilarse o venderse de nuevo.
  • Facturación por período: el sistema puede generar facturas automáticamente cada mes, cada día o cada hora según la configuración del contrato.
  • Ajuste por inflación: los contratos pueden tener un índice de actualización (ej. IPC) que ajusta el precio periódicamente.
  • Pendiente de firma: indicador para contratos que requieren firma digital o física antes de ser plenamente efectivos.

Tablero y filtros ​

Tarjetas de Resumen ​

Arriba del listado verás tarjetas que se actualizan según los filtros aplicados:

  • Contratos activos: cantidad de alquileres que cumplen el criterio actual.
  • Ingresos mensuales: suma de la cuota mensual de los alquileres listados.

Buscar y filtrar ​

El panel agrupa opciones para localizar contratos rápidamente:

  • Búsqueda por texto: filtrado en tiempo real por cliente, notas o ID.
  • Estado: filtro por etapa del workflow (Borrador, Firmado, Activo, Cerrado).
  • Solo con contrato pendiente de firma: switch para ver solo lo que falta firmar.
  • Fechas: bloques para filtrar por rango de fecha de inicio o fin.

Buscar por serial ​

El botón Buscar por serial abre un panel lateral donde podés:

  • Escribir un número de serie para ver en qué contrato está (o estuvo) un equipo.
  • Ver el historial detallado de uso de ese ítem específico.
  • Confirmar si un equipo está libre para un nuevo alquiler.

El sistema arma el historial y el alquiler actual a partir de los períodos reales de cada unidad en el contrato, incluso cuando faltan registros antiguos en el historial formal. Así el resultado refleja mejor entregas, devoluciones y recambios.

Flujo típico de un alquiler ​

mermaid
graph LR
    A[Borrador] --> B[Aprobado]
    B --> C[Activo / Entrega]
    C --> D{¿Devolución parcial?}
    D -- Sí --> C
    C --> E[Finalizado]
    
    subgraph Acciones de Stock
    C -.-> |DEDUCT_STOCK| S1[(Reserva)]
    E -.-> |RESTORE_STOCK| S2[(Retorno)]
    end

Cada transición del workflow puede ejecutar acciones automáticas. Las acciones de stock (DEDUCT/RESTORE) ocurren al cambiar de estado.

Tareas principales ​

Cómo crear un contrato de alquiler ​

  1. Ir a Alquileres > Nuevo Alquiler.
  2. Completar Cliente, Productos y Cantidades.
  3. Definir Fecha de inicio/fin, Precio y Frecuencia de facturación.
  4. Seleccionar el Depósito de origen.
  5. Guardar como Borrador.

Cómo activar un alquiler (entrega) ​

  1. Con el contrato Aprobado, hacer clic en Activar.
  2. El sistema ejecuta DEDUCT_STOCK.
  3. Si aplica firma digital, se genera el comprobante.
  4. Al confirmar, el contrato pasa a Activo y comienza la facturación.

El stock baja al activar, no al crear

Crear un contrato en Borrador no reserva el stock. La reserva ocurre al pasar a Activo.

Facturación y Devolución ​

  • Facturación: Puede ser manual (botón "Generar Factura") o automática. Si hay ajuste por inflación, se aplica al inicio del período.
  • Devolución Parcial: Permite retornar algunos ítems, liberando su stock parcial y ajustando las cuotas futuras.
  • Finalización: Se verifica el retorno de todo el stock, se liquida el saldo pendiente y el contrato pasa a Finalizado.

Movimientos (entregas, devoluciones y recambios) ​

En alquileres facturados por activo, podés registrar movimientos que cambian qué unidades están en poder del cliente. Cada movimiento puede generar un contrato o anexo para firma.

  • Firma del cliente: se genera el documento y el movimiento queda pendiente hasta que el cliente firme por el enlace; recién entonces se aplican los cambios de stock y de unidades en el contrato.
  • Firma por la organización: si activás la opción correspondiente, el sistema firma el documento en nombre de tu empresa y ejecuta el movimiento al instante, sin enviar enlace al cliente. Requiere que exista una plantilla de contrato válida para el movimiento.
  • Plantilla del movimiento: podés elegir una plantilla de contrato (movimiento) concreta o dejar la predeterminada de la organización.

Los recambios (retirar una unidad y entregar otra) liberan la unidad devuelta al stock de la misma forma que una devolución estándar una vez ejecutado el movimiento.

Corte de facturación y comprobante interno ​

En contratos con facturación por período según unidades en uso, al generar un corte de facturación podés abrir Ver detalle de corte para ver el desglose (unidades, días e importes). Desde ahí, Imprimir / PDF abre el cuadro de impresión del navegador: podés elegir Guardar como PDF para archivar o compartir el reporte. Si tu organización y el cliente tienen logo cargado, pueden mostrarse en el encabezado del reporte.

Idioma de la interfaz y documentos generados ​

El idioma que elegís en la aplicación (inglés, español o portugués) también se usa en textos fijos que el sistema inserta al generar ciertos documentos HTML (por ejemplo tablas de ítems en movimientos). El contenido libre de tus plantillas sigue siendo el que definiste; para datos dinámicos avanzados en plantillas de contrato, consultá la referencia técnica o al equipo que mantenga las plantillas.

Troubleshooting y FAQS ​

Errores comunes ​

  • No veo alquileres: Revisá si tenés filtros activos o el switch de "Pendiente de firma" encendido. Probá "Limpiar filtros".
  • Las tarjetas muestran cero: Los filtros actuales no coinciden con ningún contrato.
  • No aparecen sugerencias de serial: Verificá que el ítem tenga un número de serie cargado y pertenezca a tu organización.

Preguntas frecuentes ​

¿Puedo alquilar sin fecha de fin? Sí, como contrato de plazo indefinido.

¿Qué pasa si el cliente devuelve antes? Podés finalizarlo anticipadamente; el sistema prorratea según la configuración (día/mes).

¿El stock alquilado aparece en el inventario? Sí, como "comprometido". Está físicamente pero no disponible para nuevas operaciones.

Recursos adicionales ​

Imágenes de referencia ​

Alquileres – tableroAlquileres – contrato