Facturación
¿Para qué sirve este módulo?
Facturación centraliza todos los comprobantes de venta: facturas, notas de crédito y recibos. Desde aquí podés ver qué ventas ya fueron facturadas, cuáles están pendientes y cuánto se cobró vs cuánto se debe. Es el puente entre las operaciones comerciales y la contabilidad.
Conceptos clave
- Factura: comprobante formal que respalda una venta. Puede estar vinculada a una o más ventas del sistema.
- Nota de crédito: comprobante que anula o ajusta una factura previa (devolución, descuento posterior, error de importe).
- Estado de factura: cada factura pasa por los estados Pendiente → Emitida → Cobrada (o Anulada si se canceló).
- Cuentas a cobrar (AR): el total adeudado por los clientes. Una factura emitida pero no cobrada alimenta el AR.
Tareas principales
Cómo emitir una factura
- Ir a Facturación en el menú lateral.
- Hacer clic en Nueva Factura.
- Seleccionar el cliente. Sus datos fiscales se cargan automáticamente.
- Vincular la(s) venta(s) que respalda esta factura, o ingresar los ítems manualmente.
- Verificar el subtotal, impuestos y total.
- Elegir la fecha de vencimiento del cobro.
- Hacer clic en Emitir Factura. Se genera el comprobante y queda en estado Emitida.
Facturá desde la venta directamente
En el detalle de una venta confirmada, el botón Generar Factura crea automáticamente la factura con los ítems y cliente de esa venta. Es el camino más rápido.
Cómo registrar el cobro de una factura
- En el listado de facturas, buscar la factura emitida.
- Hacer clic en Registrar Cobro.
- Ingresar el monto cobrado, la fecha de cobro y el método de pago (efectivo, transferencia, cheque, etc.).
- Si se cobró parcialmente, el saldo pendiente queda registrado y la factura pasa a Cobrada parcialmente.
- Cuando el cobro es total, la factura cambia a Cobrada y desaparece del AR.
Cómo emitir una nota de crédito
- En el detalle de una factura emitida, hacer clic en Emitir Nota de Crédito.
- Indicar el motivo (devolución, descuento, error de precio, etc.) y el monto a acreditar.
- La nota de crédito se asocia a la factura original y ajusta el saldo pendiente.
Cómo ver las facturas vencidas
- En el listado de Facturación, aplicar el filtro Estado: Vencida.
- O bien ir a Contabilidad → Cuentas a Cobrar (AR Aging) para ver el aging por cliente: cuánto se debe y hace cuántos días.
Qué tener en cuenta
- Solo los roles Owner y Admin pueden emitir y anular facturas. Los vendedores pueden consultar el estado.
- Una factura emitida genera automáticamente un asiento en el Libro Diario de contabilidad.
- Si un cliente tiene múltiples ventas, podés agruparlas en una sola factura seleccionando varias al emitir.
- No confundas el cobro del POS (efectivo en caja) con el registro contable del cobro en Facturación. Son dos cosas distintas: el POS registra el movimiento de caja; Facturación registra el estado del comprobante.
Preguntas frecuentes
¿Puedo facturar una venta que ya fue cobrada en el POS? Sí. El cobro en el POS es un movimiento de caja; la factura es el comprobante fiscal. Podés emitirla después del cobro y registrarla como ya cobrada.
¿Qué pasa con el AR si anulo una factura? La anulación elimina el saldo de AR para esa factura. Si ya había cobros registrados, deberás manejar la devolución manualmente.
¿Puedo facturar en moneda extranjera? Sí, si tenés multicurrency configurado. El sistema guarda el monto en la moneda original y convierte al tipo de cambio de la fecha de emisión para los reportes en moneda base.
¿Dónde veo el total de lo que me deben los clientes? En Contabilidad → Cuentas a Cobrar (AR Aging). Ahí ves el saldo vencido y no vencido por cliente, con el aging (0-30, 30-60, 60-90 días).
¿La nota de crédito devuelve el stock? No automáticamente. El ajuste de stock (devolución) es una operación separada en Inventario. La nota de crédito es solo el ajuste financiero/contable.