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Configuración del Sistema ​

¿Para qué sirve esta sección? ​

Configuración es donde el Admin o Owner define cómo funciona el sistema: quién puede hacer qué (usuarios y roles), cómo fluye una venta o alquiler (workflows), qué impuestos aplican, qué monedas se usan y qué sistemas externos están conectados. La mayoría de estos ajustes se hacen una sola vez al comenzar y se editan esporádicamente.

Solo los usuarios con rol Owner o Admin tienen acceso a Configuración.

Secciones de Configuración ​

Organización ​

Qué podés configurar:

  • Logo, nombre legal y datos fiscales (CUIT, dirección, condición ante IVA).
  • Perfil de negocio IA: una descripción en texto libre de tu negocio, sector, productos y operación. Este perfil mejora significativamente las respuestas de Nova y los agentes, ya que les da contexto de qué hace la empresa.
  • Datos de contacto y zona horaria.

Por qué importa: el CUIT y la condición fiscal se usan en todos los comprobantes emitidos. Si están mal, las facturas salen con errores.

Usuarios y Roles (RBAC) ​

Qué podés configurar:

  • Usuarios: crear, editar y desactivar usuarios de la organización. Cada usuario tiene email, rol y acceso a depósitos específicos.
  • Grupos / Roles: conjuntos de permisos reutilizables. En vez de configurar permisos usuario por usuario, creás un rol (ej. "Vendedor") y lo asignás a varios usuarios.
  • Permisos por módulo: qué puede ver, crear, editar o eliminar cada rol en cada módulo del sistema.

Roles predefinidos:

RolAcceso típico
OwnerTodo el sistema, sin restricciones
AdminTodo excepto facturación de suscripción
VendedorVentas, clientes, POS, reportes propios
OperadorInventario, operaciones, logística
AlmacénSolo depósitos y transferencias

Buenas prácticas:

  • Aplicá el principio de mínimo privilegio: cada usuario solo accede a lo que necesita.
  • No compartás credenciales. Cada persona debe tener su propia cuenta.
  • Desactivá usuarios que ya no trabajan en la empresa en vez de eliminarlos (los datos históricos quedan intactos).

Workflows ​

Qué podés configurar:

  • Estados: los nombres de las etapas por las que pasa una venta o alquiler (ej. Borrador, Confirmado, En preparación, Entregado).
  • Transiciones: qué estados son accesibles desde cada estado, y qué rol puede hacer cada transición.
  • Acciones automáticas: qué hace el sistema cuando ocurre una transición (ej. al pasar a "Activo" en un alquiler, ejecutar DEDUCT_STOCK).

Cómo crear o editar un workflow:

  1. Ir a Configuración → Workflows y seleccionar el módulo (Ventas, Alquileres).
  2. Hacer clic en Editar para modificar estados y transiciones existentes, o en Nuevo Estado para agregar uno.
  3. Para cada transición, seleccionar: desde qué estado, hacia qué estado, qué roles pueden hacerla y qué acción automática se ejecuta.
  4. Guardar. Los cambios aplican a partir de nuevas operaciones (las existentes mantienen su estado actual).

Cambios de workflow con cuidado

Cambiar un workflow mientras hay operaciones en curso puede generar inconsistencias. Si necesitás hacer cambios significativos, coordiná con el equipo para hacerlos fuera del horario operativo.

Impuestos y Monedas ​

Impuestos:

  • Creá reglas de impuestos (ej. IVA 21%, IVA 10.5%, IVA 0%) y asignalas a categorías de productos o clientes.
  • Las reglas de impuestos se aplican automáticamente al crear ventas y facturas.

Monedas:

  • Activá las monedas que usás en la operación (ARS, USD, EUR, etc.).
  • Ingresá el tipo de cambio vigente. El sistema guarda un snapshot histórico del tipo de cambio de cada operación.
  • Para operaciones en moneda extranjera, el sistema convierte automáticamente para los reportes en moneda base.

Conectores ​

Qué podés conectar:

  • Shopify / WooCommerce: sincronización bidireccional de catálogo y pedidos.
  • MercadoLibre: publicaciones y ventas integradas.
  • MercadoPago: pagos QR y links de pago en el POS.
  • ERP / API REST: exportación de datos a sistemas externos.

Cómo activar un conector:

  1. Ir a Configuración → Conectores.
  2. Seleccionar el conector deseado.
  3. Seguir los pasos de autorización (generalmente implica loguear en la plataforma externa y autorizar el acceso).
  4. Configurar las opciones de sincronización (qué categorías, qué depósito, frecuencia).

Ubicaciones de Venta (Sale Locations / POS) ​

Para qué sirve: Define los puntos de venta físicos donde operará el POS: nombre de la ubicación, dirección. Cada sesión de caja abierta se asocia a una ubicación.

Cómo crear:

  1. Ir a Configuración → Ubicaciones de Venta.
  2. Hacer clic en Nueva Ubicación.
  3. Ingresar nombre (ej. "Mostrador central", "Sucursal Palermo") y dirección.
  4. Guardar. La ubicación queda disponible al abrir una sesión de caja en el POS.

Qué tener en cuenta ​

  • Los cambios en impuestos no afectan ventas ya confirmadas: solo aplican a nuevas operaciones.
  • Los cambios en roles y permisos aplican de inmediato. Si desactivás un permiso, los usuarios con ese rol pierden el acceso en el momento.
  • La suscripción (plan, límites de usuarios, depósitos) se gestiona en Configuración → Suscripción (solo visible para el Owner).

Preguntas frecuentes ​

¿Puedo importar usuarios desde Excel? No directamente. Los usuarios deben crearse manualmente o vía API.

¿Puedo tener usuarios con acceso a solo un depósito? Sí. Al crear un usuario, podés restringir su acceso a depósitos específicos.

¿Qué pasa si borro un workflow que tiene operaciones activas? El sistema no permite borrar un workflow con operaciones en curso. Primero debés finalizar o reasignar esas operaciones.

¿Cuántas monedas puedo activar? No hay límite técnico. Podés activar todas las que necesitás.

¿Los conectores sincronizan en tiempo real? Depende del conector. MercadoPago es en tiempo real (webhooks). Los demás pueden tener un delay de minutos a horas según la configuración de sincronización.

Ver también ​