Gastos
¿Para qué sirve este módulo?
Gastos permite registrar cualquier salida de dinero que no sea una compra de mercadería: servicios, alquileres, sueldos, combustible, insumos de oficina, etc. Cada gasto se categoriza, se vincula a un proveedor (opcional) y se imputa automáticamente al libro contable.
Conceptos clave
- Categoría de gasto: clasificación que determina la cuenta contable a la que se imputa (Gastos Generales, Logística, Marketing, Servicios, etc.). Las categorías son configurables por la organización.
- Proveedor: entidad a quien se le paga el gasto. Es opcional pero recomendable para llevar trazabilidad de pagos por proveedor.
- Estado del gasto: puede estar en Borrador (aún no contabilizado) o Confirmado (impactó en contabilidad y reportes).
- Comprobante: archivo adjunto (ticket, factura, recibo) que respalda el gasto. Recomendado para auditoría.
Tareas principales
Cómo registrar un gasto
- Ir a Gastos en el menú lateral.
- Hacer clic en Nuevo Gasto.
- Completar los campos:
- Fecha: cuándo ocurrió el gasto.
- Descripción: qué fue (ej. "Alquiler depósito norte — enero").
- Categoría: elegir del listado de categorías de la organización.
- Monto: importe en la moneda de la operación.
- Proveedor: (opcional) el proveedor que emitió el comprobante.
- Comprobante: adjuntar foto o PDF del ticket/factura.
- Hacer clic en Guardar como Borrador si todavía no querés que impacte en contabilidad.
- Hacer clic en Confirmar cuando el gasto esté listo para contabilizarse.
Confirmá cuando esté todo revisado
Un gasto confirmado genera un asiento contable automático. Si necesitás hacer correcciones, es más fácil hacerlo en estado Borrador.
Cómo filtrar y buscar gastos
- En el listado de Gastos, usar los filtros superiores:
- Período: semana, mes, o rango personalizado.
- Categoría: filtrar por tipo de gasto.
- Proveedor: ver solo los gastos de un proveedor específico.
- Estado: Borrador o Confirmado.
- Usar la barra de búsqueda para encontrar por descripción o número de comprobante.
Cómo editar o corregir un gasto
- En Borrador: hacer clic en el gasto y editar cualquier campo libremente.
- Confirmado: no se puede editar directamente. Contactar al administrador para anularlo y registrar uno nuevo con los datos correctos.
Cómo ver el impacto en contabilidad
- Ir a Contabilidad → Libro Diario.
- Buscar la fecha del gasto confirmado.
- El asiento aparece con el debe en la cuenta de gastos correspondiente y el haber en Caja o Banco.
Qué tener en cuenta
- Los gastos en Borrador no aparecen en los estados contables ni en los reportes de P&L.
- Si cargás un gasto en la moneda equivocada, la conversión al tipo de cambio del día se aplica automáticamente (si tenés multicurrency configurado).
- Para que la imputación contable sea correcta, las categorías deben estar vinculadas a cuentas del Plan de Cuentas. Verificá esto en Configuración.
- Solo los roles Owner y Admin pueden confirmar gastos. Los operadores pueden crear borradores.
Preguntas frecuentes
¿Puedo cargar gastos en moneda extranjera? Sí. Seleccioná la moneda correspondiente en el formulario. El sistema guarda el monto original y convierte al tipo de cambio de la fecha del gasto.
¿Dónde veo el total de gastos del mes? En Reportes o en Contabilidad → Estado de Resultados, en la sección de gastos operativos.
¿Qué categoría uso si no hay ninguna que se ajuste? Usá "Gastos Generales" de forma temporal y pedile al Admin que cree una categoría específica en Configuración.
¿Puedo adjuntar varios comprobantes a un gasto? Actualmente cada gasto admite un archivo adjunto. Si tenés varios tickets para un mismo gasto, escanealos como un único PDF.
¿Los gastos afectan el ATP o el stock? No. Los gastos son exclusivamente financieros/contables y no tocan el inventario.